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In questi ultimi mesi ci siamo trovati dinanzi alla necessità di dover lavorare a distanza, attivando una modalità di lavoro, chiamata smart working. Lo smart working ha salvato, letteralmente, moltissime aziende e ha permesso a molti imprenditori, di continuare a erogare i propri servizi quasi in modo continuativo. Prima di muovere i passi nella digitalizzazione aziendale per non avere sorprese nel tempo, è avere un approccio basato sulle normative in materia di smart working.

Telelavoro vs smart working

Dobbiamo stare attenti innanzitutto a non confondere lo smart working con il telelavoro. Quest’ultimo è completamente diverso e soprattutto molto meno efficace ed efficiente. Consentire ai dipendenti e ai collaboratori di lavorare da casa durante una situazione di emergenza al fine di mantenere una certa continuità operativa, è anche obiettivo del telelavoro, che consiste proprio nello svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali utilizzando gli strumenti messi a disposizione dell’azienda, da una postazione di lavoro e secondo orari determinati nel contratto di assunzione.

Smart working significa cultura del lavoro digitale

Il lavoro agile o smart working è disciplinato dalla L. n. 81 del 23 maggio 2017 che all’art. 18 lo definisce “quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. Lavorare in smart working significa adottare processi di digitalizzazione ed una nuova cultura del lavoro. Bisognerà abbandonare il concetto di tempo, paga oraria, luogo e concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi.

Quali sono le disposizioni di legge in materia di smart working?

L’emergenza sanitaria Covid-19 ha imposto l’adozione di questa modalità di lavoro, attraverso l’eliminazione del requisito dell’accordo individuale previsto dall’art. 19 della l. 81 del 2017. In particolare il DPCM del 4 marzo all’art 1 lett. n) ha disposto che

“la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’articolo 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”.

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3 asset fondamentali per lo smart working

Lo smart working impone una reingegnerizzazione dei processi stessi in chiave digitale. È necessario che siano efficienti, efficaci e sicuri, nel rispetto delle nuove modalità lavorative. Non è possibile applicare lo smart working, senza un cambiamento importante nel mindset, nei processi aziendali e nei rapporti con i clienti e fornitori. Sono tre gli asset fondamentali che devono essere applicati al processo di digitalizzazione aziendale per lo smart working.

1.     Efficienza lavorativa

La capacità lavorativa deve rimanere costante in termini di rendimento, di rispondenza ai diversi ruoli e alle diverse responsabilità lavorative. Questo vuol dire che non basta usare strumenti digitali, come ad esempio strumenti di call conference, messaggistica, condivisione, ecc. Serve una gestione nativa digitale del processo. Bisogna ripensare gli stessi processi di prima, ma in chiave digitale.

2.     Efficacia nel raggiungere i risultati

I risultati e l’output lavorativo devono essere sempre allineati con quelli scelti dalla direzione aziendale e raggiunti nel minor tempo e nel miglior modo possibile. Per raggiungere questo obiettivo è necessario un processo agile capace di rendere il lavoro semplice e produttivo. Anche in questo caso bisogna ripensare il lavoro in modalità digitale e raggiugere lo stesso livello di efficacia nel raggiungere i risultati.

3.     Digitalizzazione a norma di legge

Questo è un asset molto importante. Se bisogna reingegnerizzare i processi aziendali in chiave digitale, è necessario che il processo nativo digitalizzato, sia conforme alle disposizioni normative e alle leggi dello Stato. Per raggiungere questo obiettivo, i processi devono essere conformi alla normativa italiana ed europea in materia di digitalizzazione. La normativa italiana in primis, è molto ampia e robusta. Il riferimento principale è il Codice dell’Amministrazione Digitale. Ricordiamo, non si applica solo alla Pubblica amministrazione, come può far pensare il nome erroneamente, bensì anche e soprattutto alle aziende, ai professionisti e a tutto il mondo B2B e B2C. Ad esempio, se devo sottoscrivere documenti a distanza, direttamente da casa, devo sapere che devo usare solo strumenti digitali che rispondano alla normativa attualmente in vigore. Altrimenti il mio processo rimane un bellissimo processo digitale, ma non offre garanzie legali e di validità giuridica. Questa svista può rivelarsi molto pericolosa.

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Smart working: essenziale una trasformazione digitale a norma di legge

In questo contesto la digitalizzazione non è più il futuro, qualcosa che possiamo rimandare a giorni e tempi migliori. No, è già il presente. Oggi il mercato in cui ti ritrovi, qualunque esso sia, è Digitale. Svolgiamo ogni compito con strumenti digitali, tramite il nostro smartphone o con il nostro PC aziendale e personale. Un’azienda che non abbraccia la digitalizzazione, è un’azienda destinata a chiudere o a essere sbarazzata dalla concorrenza. Non sarò certo io a convincerti sul perché devi iniziare un percorso di digitalizzazione, perché oggi è talmente evidente che non serve scrivere altro. Quello che invece devi sapere e sul quale devi ragionare in modo ponderato, è che non puoi sbagliare la metodologia di approccio. Fai attenzione a comprare l’ultimo software di moda, il tool che la software house vuole venderti o comprare licenze. Senza avere una strategia di messa a norma della digitalizzazione aziendale rischi di sborsare budget clamorosi in digitalizzazione e scoprire di punto in bianco che devi investire budget imponenti per adeguare i tuoi processi digitali alle leggi che, con la diffusione del digitale nel mondo, vengono emanate.

Inizia digitalizzando i processi aziendali

Ho visto troppi imprenditori avere problemi con contenziosi e altri tipi di problemi legali, proprio perché hanno approcciato la digitalizzazione dal lato solo applicativo e tecnologico, senza digitalizzare in primis il processo. Preparati al meglio per capire attuare un piano di digitalizzazione aziendale e trasformazione digitale, in modo sicuro e pratico, tenendo conto anche delle norme legislative.