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Cambia la tecnologia, cambiano i paradigmi di lavoro ma è lo scoppio della pandemia da coronavirus che ci ha costretto a cambiare radicalmente. Nella primavera 2020 il lockdown ha trovato i lavoratori e le aziende italiane perlopiù impreparati alle soluzioni digitali di lavoro in remoto. In pochi avevano sentito la parola smart working, ancora meno avevano sperimentato l’home office. La pandemia ci ha dimostrato che il lavoro flessibile è molto più che lavorare da casa: si tratta di creare un ambiente di lavoro in cui possano prosperare l’autonomia e la fiducia reciproca. Dall’altro lato, negli uffici vengono concordati concetti di igiene e misure per il social distancing al fine di scongiurare la trasmissione del virus.

Cosa ci fa un ufficio galleggiante a New York?

Il 10 ottobre 2020 uno ufficio galleggiante è apparso sull’East River del Main Street Park di Brooklyn a New York insieme a un cartello pubblicitario che annunciava un progetto pilota per postazioni di lavoro galleggianti. L’ufficio all’aria aperta vedeva un uomo seduto a una scrivania con PC e attrezzature da ufficio. L’uomo in verità non è membro di un’azienda particolarmente innovativa e creativa, ma fa parte del gruppo di performer newyorkese Improv Everywhere, noto al pubblico per le sue idee come quelle del No Pants Subway Ride esportata in tutto il mondo.

La performance dal titolo “New York’s most socially distanced office” è stata realizzata da Improv Everywhere in collaborazione con il Tideland Institute. La missione era ben precisa: mostrare a tutti quanto possa essere flessibile il luogo di lavoro oggi e portare un po’ di colore nelle giornate di lavoro segnate dal social distancing.

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Cos’è oggi il lavoro flessibile?

Smart working, telelavoro, home office, lavoro da remoto: sono tante le sfaccettature del lavoro di oggi. Il termine smart working è forse quello che in questi mesi si è più imposto nel nostro Paese per descrivere (impropriamente) il regolare lavoro di ufficio svolto da casa. Il lavoro agile, in verità, descriverebbe una modalità di lavoro orientata agli obiettivi senza costrizione di luogo e orari.

Mettere in discussione i tradizionali modelli

Eppure per lavorare in modo flessibile è necessario mettere in discussione modelli tradizionali di orari di lavoro rigidi. Invece di legare i dipendenti alla propria scrivania per otto ore, il lavoro flessibile risponde alle esigenze personali dei dipendenti e richiede una maggiore organizzazione da parte del management, nonché maggiore fiducia verso i dipendenti. Grazie a strumenti e processi digitalizzati, la presenza permanente in azienda oggi non è sempre necessaria. Il lavoro flessibile in tutte le sue sfaccettature offre ai dipendenti maggiori libertà, ma allo stesso tempo problematiche che vanno fanno affrontate.

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La questione home office

È importante che tutte le aziende implementino misure di sicurezza innovative nel modo corretto. L’introduzione dell’home office porta con sé non pochi benefici per il lavoratore. Primo su tutti, un carico di stress ridotto e allo stesso tempo una maggiore produttività. Sono molti i dipendenti che hanno espresso il desiderio di avere la possibilità di lavorare da casa qualche giorno della settimana. È necessario accompagnare i dipendenti nel creare il loro “ufficio domestico” in modo funzionante. L’azienda inoltre deve tenere presente le necessarie misure di sicurezza informatica. Negli ultimi sono stati registrati tantissimi attacchi informatici mirati alle lacune che si vengono a presentare nelle postazioni di lavoro da casa.

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Come implementare le misure di social distancing in ufficio?

Non a tutti è permesso o desiderano lavorare sempre da casa. Chi è ritornato in ufficio dopo i severi mesi di lockdown deve confrontarsi con una “nuova normalità” fatta di mascherine, igienizzazione delle mani e riorganizzazione degli spazi. Sindacati e imprese in accordo con il Governo hanno firmato un protocollo, integrato il 24 aprile 2020 e confermato nell’ultimo DPCM 3 novembre 2020, riguardante le misure urgenti per il contenimento del contagio. Per attuare le giuste misure di sicurezza in ufficio bisogna considerare e analizzare questi 4 fattori:

1-   Numero dei dipendenti e numero di scrivanie disponibili

Le disposizioni attuali prevedono un distanziamento sociale di almeno due metri. Come implementare questa misura in ufficio? Il primo passo è quello di calcolare il numero esatto di persone e dettare una priorità su chi dovrà lavorare in ufficio. A questo punto è necessario identificare con precisione la capacità di ogni postazione all’interno dell’ufficio.

2-   Posti a sedere con distanziamento sociale

A questo punto bisogna organizzare la disposizione delle postazioni di lavoro. Quanto spazio è necessario tra le scrivanie? Quante persone possono essere ospitare in un giorno? Sarà necessario creare un piano e un calendario con chi e quando dovrà occupare una determinata postazione. Sarò così possibile creare un calendario con i turni di chi entra in ufficio e chi lavorerà in smart working.

3-   Luogo di lavoro con un piano di pulizia e sanificazione

È importante che i dipendenti si sentano al sicuro al loro ritorno in ufficio e che faccino il possibile per assicurarsi di lasciare l’ufficio in uno buon stato. Per questo è necessario implementare misure e pratiche igieniche ottimali anche a livello personale per ridurre effettivamente la diffusione del virus. A tal fine, sarà necessario fare una buona scorta di salviettine e disinfettanti per le mani. Ricordati anche dei consueti servizi di pulizia professionale e implementa misure di disinfezione in ufficio che combattano il rischio di infezioni e batteri.

4-   Comunicazioni e segnaletica sulle pratiche anti COVID-19

In un periodo segnato dall’incertezza e da una grande confusione generale, avere una comunicazione coerente ed efficace con i propri dipendenti è essenziale. Essa funge da supporto e rassicurazione per il ritorno in ufficio e consentirà una collaborazione più efficace. Considera inviare aggiornamenti chiari quando necessario e offri canali di comunicazione per preoccupazioni, consigli o problemi legati alla nuova situazione d’emergenza. L’ufficio dovrebbe inoltre essere fornito di segnaletica appropriata che funga da promemoria sul distanziamento sociale, buona igiene in ufficio, l’uso corretto della mascherina e il controllo di sintomi prima di recarsi a lavoro.

Generazione Z e Millenial chiedono un lavoro flessibile

Lo stravolgimento che stiamo vivendo porta con sé diversi aspetti che sono destinati a rimanere. Nell’ultimo anno le aspettative dei dipendenti verso un modello di lavoro più flessibile con l’introduzione dell’home office sono maggiori. Questo vale principalmente per la generazione Z e i Millenial, totalmente cresciuti con lo smartphone in mano e perennemente collegati a Internet. Il concetto mobile si estende quindi anche al proprio lavoro che non può concettualmente essere confinato a l’ufficio. La loro solida conoscenza degli strumenti tecnologici, fa sì che attribuiscono grande importanza alla possibilità di sfruttarne al meglio i vantaggi. Se guidati, sono pronti a lavorare in modo flessibile senza troppe restrizioni e allo stesso tempo apprezzano l’autonomia di lavoro. Le due generazioni rappresentano ora più della metà della forza lavoro ed è quindi importante ascoltare le loro necessità.

Come soddisfare le aspettative dei dipendenti?

Il lavoro flessibile oggi non è più un benefit o un bonus, ma una necessità concreta. Quando la pandemia sarà finita e torneremo lentamente alla realtà, questa aspettativa sarà ancora più aumentata. Poiché i dipendenti hanno ormai sperimentato con successo l’home office, si aspetteranno maggiori flessibilità anche in futuro. Quindi dove partire per introdurre una cultura del lavoro flessibile? La chiave del successo è la tecnologia. Se da un lato ci sono aziende che dispongono di tool, infrastrutture e di conoscenze per implementare con successo il lavoro flessibile, dall’altro, perlopiù le PMI, si trovano completamente impreparate ad affrontare questa nuova realtà. Se da un lato bisogna fornire i giusti strumenti, dall’altro c’è un mindset da costruire giorno dopo giorno. Alle aziende non resta che soddisfare le esigenze dei propri lavoratori, prestare attenzione ai loro feedback e cercare possibili soluzioni in modo proattivo.

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