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Parlando di presentazioni aziendali, si pensa a un relatore davanti a un pubblico che condivide le sue idee, presenta un prodotto, i risultati di una ricerca o una case studies con le slide proiettate su uno schermo. L’emergenza coronavirus ha spinto molte aziende allo smart working, portando i dipendenti a sperimentare una nuova modalità di lavoro. In questo scenario i processi e le azioni diventano digitali come le presentazioni aziendali, che ora devono avvenire in videoconferenza. Come puoi attirare e mantenere l’attenzione di un pubblico durante le presentazioni aziendali online?

3 aspetti per l’efficacia delle presentazioni aziendali online

Le presentazioni risultano spesso noiose e difficili da seguire. Da remoto si rischia di perdere totalmente l’attenzione dei partecipanti, dal momento che manca quella “pressione” scaturita dalla presenza fisica e dallo sguardo del relatore. Maurizio La Cava, docente di presentation & pitching strategies al Politecnico di Milano, nonché autore di Lean Presentation Design, ha elaborato 3 mosse per “fare colpo” sull’audience e rendere efficaci le presentazioni aziendali da remoto. ll Lean Presentation Design ci insegna che una presentazione si definisce efficace se tre dimensioni fondamentali coesistono in maniera sinergica.

Public speaking: attenzione alla performance

Nelle presentazioni aziendali, chi parla è solitamente in piedi, ha una voce decisa e sicura. Vengono utilizzati anche i gesti per rendere la comunicazione più efficace. In remoto, l’oratore è invece seduto, essenzialmente perché la webcam è installata sui laptop a una certa altezza. Questo setup può essere cambiato: nei laptop basta inclinare leggermente lo schermo o posizionare la webcam esterna in un posto che ci permetta di eseguire la presentazione in piedi. Anche nelle presentazioni online è importante non voltare le spalle. Le slide possono essere fornite digitalmente all’audience o visualizzate sullo schermo. La modalità slide show di PowerPoint è un’ottima soluzione per avere sott’occhio la presentazione. Nella modalità in remoto viene spesso a mancare anche la percezione di quella che è la reazione del pubblico o le interazioni che possono influenzare il corso della presentazione. In remoto, naturalmente, tutto questo non è possibile. Non è facile capire la reazione delle persone trovano dietro uno schermo. A meno di comportamenti evidenti in cui le persone spengano il video o si mostrino a giocare con lo smartphone, l’oratore non deve temere ma concentrarsi sulla sua performance con lo sguardo fisso sulla webcam.

Comunicazione: chiara e ordinata

Una presentazione da remoto ha tutti i problemi e le difficoltà di una presentazione dal vivo in aggiunta alle problematiche legate al fatto di avere di fronte un computer. La comunicazione per essere efficace deve quindi avere un flusso ottimizzato con contenuti essenziali e messaggi chiave molto chiari orientati all’obiettivo. Innanzittutto, è fondamentale apportare valore per fornire quindi un motivo al pubblico per essere ascoltati. Infine si condividono le evidenze a supporto. Si parte con una buona analisi dell’audience per definire i contenuti per poi impostare uno storytelling efficace partendo da ciò che risulta veramente importante per le persone. Uno strumento che può essere d’aiuto per creare storytelling efficaci è il Lean Presentation Strategy Canvas.

Grafica: slide lean, semplici e pulite

Creare una presentazione prevede anche la realizzazione di un design ordinato, piacevole a livello visivo ma anche funzionante per l’obiettivo che intendiamo raggiungere. Le presentazioni online presentano difficoltà come quella creare da una connessione lenta o stabile. Per questo motivo le slide devono essere leggere e facilmente comprensibili al colpo d’occhio. Così come in una presentazione dal vivo le persone devono essere in grado di orientarsi anche se fossero appena arrivate. Durante la presentazione da remoto sono due i canali di comunicazione: l’audio della persona che parla e il video. Slide e comunicazione devono essere collegate, ma le prime devono essere molto semplici per permettere alle persone di non distrarsi troppo e seguire la tua voce. Avere un navigatore, ovvero un indice che permetta di capire l’avanzamento all’interno della presentazione è un ottimo consiglio sia offline che in presentazioni aziendali online.