La trasformazione digitale e le nuove tecnologie ci offrono oggi nuovi modelli di lavoro. Molte aziende hanno adottato lo smart working per offrire maggiore flessibilità ai propri dipendenti. Ci sono aziende che hanno deciso di basarsi al 100% su un modello remoto. Senza dubbio, lo smart working è ancora per molti qualcosa di nuovo a cui dobbiamo però abituarci perché è un trend destinato a consolidarsi.
Gestire un team in remoto: 6 consigli per non sbagliare
È importante soprattutto che chi gestisce un team in remoto essere pronto e informato. Chi ha questo compito deve essere prudente e conoscere le possibili problematiche a cui si interfacciano per la prima volta i dipendenti. Se hai deciso di adottare il telelavoro, preparati al meglio per evitare quelli errori legati alla gestione di un team in remoto.
Fornire assistenza e supporto
Un team in remoto non si gestisce da sé. Soprattutto se si è al primo approccio allo smart working, è importante guidare il team e supportarlo. È essenziale fare sentire la propria “presenza virtuale”. Gestire un team in remoto richieste capacità di leadership e dinamicità. Non aspettarti che i dipendenti abbiano tutte le conoscenze e competenze necessarie per immergersi nel lavoro da casa fin da subito. Anche per i compiti più semplici fornisci sempre orientamento e assicurati che responsabilità, procedure e obiettivi siano ben chiari. Se riscontri errori o prestazioni inferiori alla media, discutine con il team e individua insieme a loro le aree problematiche. I problemi possono essere facilmente risolti fornendo assistenza e supporto, anche in remoto.
Comunica molto
La maggior parte degli errori nella gestione di un team in remoto sono attribuibili a problemi di comunicazione. Non si tratta qui solo di interpretare male un messaggio. In ufficio basta girare la sedia e scambiarsi due parole. In quanto leader di un team in remoto devi creare uno spazio digitale in cui è possibile comunicare all’interno del team e tra singoli collegi. Al giorno d’oggi sono tantissimi i tool di comunicazione per chat e videoconferenze. Per gestire con successo il team potrebbe avere senso tenere un meeting una volta al giorno o alla settimana per discutere degli obiettivi o dello stato del progetto. Gestire un team vuol dire anche comunicare con i singoli membri del team il più possibile. Nel dubbio, meglio comunicare molto che poco.
Avviare l’home office con i giusti presupposti
I membri del team potrebbero presumere che le procedure e i protocolli dell’azienda vengano applicati anche nel lavoro da casa. Ad esempio, possono pensare che un’attività non dovrebbe iniziare in assenza di una comunicazione scritta o possono pensare che il silenzio significhi sì. È importante fin da subito avere delle linee guida e comunicare quali sono le procedure da seguire al fine di evitare possibili incomprensioni.
Essere trasparenti
In ufficio c’è una massima trasparenza sulle proprie azioni e i propri movimenti. Se un collega va in pausa pranzo o fa una telefonata lo si vede. Se ti trovi a gestire un team in remoto, non si riesce più a tenere sotto controllo le azioni delle persone. Per facilitarti il lavoro, chiedi una conferma la mattina. Un messaggio in chat con “Sono qui” potrebbe bastarti per sapere se quella persona è davanti al PC. Instaurare delle dinamiche che rendano trasparente la presenza, le pause e il lavoro renderà più semplice ed efficace il lavoro con un team in remoto.
Rende indipendente il lavoro del singolo
“Devo trovo il file con le informazioni? Quali sono i dati d’accesso al server? Cosa devo fare dopo aver finito questo compito?” Quando si lavora da casa, è necessario fornire il massimo grado di autonomia. Naturalmente c’è sempre la possibilità di chiamare e scrivere in chat, ma è necessario fornire le informazioni e gli strumenti necessari per lavorare. È possibile creare delle piccole linee guida sui processi di lavoro, creare file con dati di accesso. Insomma, metti il lavoratore in grado di lavorare in autonomia senza dover comunicare necessariamente con te.
Aiuta il team a bilanciare la vita da remoto
Sono in molti a non avere ancora sperimentato la vita lavorativa in remoto. Lavorare da casa ha molti vantaggi ma può creare anche un certo senso di solitudine, dal momento che non si hanno contatti sociali. È importante informare il tuo team sul giusto equilibrio lavorando da remoto. Consiglia di fare attività fisica o comunque uscire di casa dopo il lavoro. In ufficio si parla e ci si scambiano idee sul lavoro. Da casa questo non è possibile ma bisogna in qualche modo incitare l’interazione, il movimento e le pause dallo schermo.
