È indubbio che l’outsourcing sia un passo obbligato per le PMI che non possono gestire tutto internamente, ma spesso manca un approccio strategico nella fase delicata della scelta di quali servizi esternalizzare e a chi affidarli. Un errore strategico in questa fase può rivelarsi davvero fatale. Del resto, non tutte le PMI possono permettersi di esternalizzare più di una funzione/servizio – anche se in molti casi i benefici supererebbero l’investimento iniziale – per questo è opportuno valutare alcuni fattori, prima di altri.
È bene prima di tutto analizzare se stessi e far emergere competenze e limitazioni interne in modo da affidare a terzi le funzioni più dispendiose in termini di tempo. Spesso è l’area delle funzioni HR, che presiede la gestione dei dipendenti (libro paga, tasse, benefit e così via), a essere esternalizzata e con successo, in termini di efficienza ed efficacia, maggiore conformità dei documenti, adeguatezza alle normative, ecc. È importante, allo stesso modo, valutare con attenzione le competenze del fornitore/partner cui desideriamo affidarci, chiedendo informazioni e referenze a persone di fiducia (colleghi o altri imprenditori), analizzando le piattaforme social, ecc. Tutto ciò richiede tempo, è vero, ma ne vale la pena.
Definire chiaramente gli obiettivi dell’outsourcing è fondamentale. Parliamo di riduzione di costi, miglioramento di qualità o di aumento delle competenze? Sembra banale ma la maggior parte dei rapporti fallisce proprio perché le aspettative non sono chiare a monte.
Tra le caratteristiche che suggeriamo di valutare c’è poi il modello di servizio offerto. Affidarsi a un fornitore/partner che sia in grado di personalizzare al massimo i suoi servizi, non può che darci un vantaggio nel rispondere più velocemente alle nostre specifiche esigenze e lo stesso vale per il supporto quotidiano che si offre di mettere a disposizione.
Attenzione anche a un altro aspetto: la sicurezza dei dati aziendali. Se è vero che l’evoluzione tecnologica ci ha portati ad un’enorme disponibilità di piattaforme cui affidare in outsourcing la gestione dei dati, è bene comunque sempre porre dei limiti e vigilare attentamente stando molto cauti nell’affidare tutto ciò che riguarda e può mettere a rischio la sicurezza del sito web e i dati dei propri clienti.
Infine non sottovalutiamo l’importanza di tener sotto controllo i termini del contratto di outsourcing e le clausole di risoluzione, perché è importante anche pianificare per tempo e bene, la risoluzione di ogni relazione di questo tipo.