Con l’improvviso passaggio all’home office, molte aziende si sono dovute attrezzare rapidamente per rispondere al cambiamento avvenuto da un giorno all’altro e imposto dal dal lockdown. In particolare, è stato necessario trovare uno strumento video per fare riunioni e lavorare anche a distanza. Le videoconferenze sono entrate a far parte del lavoro di molte persone. Oggi esistono molti tool anche gratuiti, ma quale offre la migliore qualità e la massima sicurezza? Guardiamo da vicino 11 strumenti per il successo delle tue prossime videoconferenze.
I migliori strumenti per videoconferenze di successo
Con uno strumento di videoconferenza, il tuo team può collaborare in modo efficace, indipendentemente da dove ci si trovi. Anche nel mondo digitalizzato, è importante non rinunciare a una comunicazione faccia a faccia. Le videoconferenze e le riunioni virtuali possono avvicinare i dipendenti che lavorano in remoto e integrare un importante fattore come quello della mimica facciale alla comunicazione. Poiché la videoconferenza offra risultati maggiori rispetto alla sola comunicazione audio, è importante investire in uno strumento che risponda alle tue esigenze. Oggi l’offerta è ampia: esistono diverse opzioni gratuite, o comunque a prezzi ragionevoli, che possono essere abbinate a prodotti audiovisivi per un risultato eccellente. Guardiamo insieme 11 strumenti per videoconferenze e riunioni virtuali.
Microsoft Team
La piattaforma Microsoft Team è inclusa nel pacchetto Microsoft 365 e combina chat e video, scambio di file, integrando applicazioni come Word ed Excel. Si tratta di un prodotto MS piuttosto recente: è stato creato in occasione di un hackathon interno all’azienda per poi essere lanciato il 14 marzo 2017. Con la pandemia il numero di utenti è aumentato esponenzialmente. La qualità video e audio è tra le migliori anche con una connessione Internet debole. L’algoritmo garantisce che non vadano persi singoli frammenti di parole, ma che la trasmissione venga ritardata nel suo insieme, in modo che l’altra persona riceva una frase completa. Sono disponibili anche delle funzionalità legate al mondo dell’istruzione e per soggetti non udenti e non vedenti. Microsoft Teams con riunioni e chiamate è incluso nel pacchetto Office 365 E3 con sottoscrizione annuale a partire da 19,70€ IVA escl.
Skype
Skype è un prodotto di messaggistica e video lanciato il 29 agosto 2003, molto conosciuto e utilizzato a livello mondiale. Nel 2011 Microsoft ha acquistato Skype per 8,5 miliardi di dollari e da aprile 2013 ha preso il posto di Windows Live Messenger. Skype for Business è la versione professione del software, disponibile nella suite Microsoft 365. Il software però ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita poiché dal luglio 2021 verrà definitivamente superato dalla piattaforma Microsoft Teams!
Jitsi
Jitsi è un progetto gratuito e open source che ha creato due applicazioni di videoconferenza per client web, Android e iOS: Jitsi Videobridge e Jitsi Meet. Nel 2020 Jitsi ha superato i 10 milioni di utenti mensili. Le applicazioni sono facili da scaricare, completamente gratuite e presentano le principali funzionalità come la registrazione e la partecipazione tramite telefono.
TeamViewer
Azienda tedesca che ha realizzato l’omonimo software per il supporto informatico a distanza. Registra oltre 1,9 miliardi di dispositivi connessi e oltre 40 milioni di sessioni avviate ogni giorno. In pochi sanno però che TeamViewer è in generale un ottimo strumento per la collaborazione in remoto, dal momento che sono presenti anche funzionalità per videoconferenze e meeting online, nonché di messaggistica. TeamViewer offre un alto livello di sicurezza con un sistema di crittografia asimmetrica RSA e una codifica AES (256 bit). Per l’uso personale il software è gratuito, mentre è necessario abbonarsi per un uso commerciale.
Discord
Originariamente nato da due sviluppatori di videogiochi come piattaforma di comunicazione a bassa latenza mentre per il gaming, Discord si è diffusa inizialmente tra la community tra i gamers e su Reddit. Oggi si è aperta a tutti mantenendo comunque un profilo principalmente B2C. Il software è gratuito, ma da poco ha lanciato Discord Nitro che offre maggiori opzioni come migliori emoji e caricamento di file più grandi. La piattaforma è utile ha chi ha un target ben definito che ruota intorno al mondo del gaming.
Cisco Webex
Webex è il prodotto per webinar e videoconferenze del gruppo Cisco, pionieri nel campo della videotelefonia. La piattaforma viene utilizzato da grandi aziende e durante i mesi centrali della pandemia ha ospitato oltre 4,2 milioni di riunioni al giorno. Webex offre funzionalità avanzate come la condizione di file, dello schermo ma anche la registrazione, il che lo rende un ottimo strumento per webinar. Il sito inoltre è ricco di contenuti per risolvere problematiche o imparare a utilizzare lo strumento al meglio. La versione base di Webex è gratuita, ma in questo caso bisogna fare i conti con qualità audio e video basse, soprattutto con una connessione Internet scadente. Per un piano per team di medie dimensioni (URL personalizzabile, riunioni con 100 partecipanti, autorizzazione terze persone a pianificare riunioni, ecc.) la tariffa è di 17,30€. Un piano annuale da accesso a uno sconto del 10%.
Slack
Ufficialmente lanciato nel 2014 da Stewart Butterfield, co-fondatore di Flickr, Slack viene utilizzato in ambito aziendale come piattaforma di comunicazione, con la possibilità di tenere anche conferenze video e audio. Nei primi mesi ha registrato un fortissimo tasso di crescita e a giugno 2019 ha debuttato a Wall Street. Slack risulta molto facile da usare e con una buona connessione si ha un’ottima qualità audio e video. Slack non presenta funzionalità avanzate offerte invece da altri fornitori. Ad esempio non è possibile la registrazione, la condivisione dello schermo da parte di più persone e non possibile collegarsi via telefono. Il prezzo per PMI è di 6,25€ al mese e consente videoconferenze fino a 15 persone.
Zoom
La Zoom Video Communications Inc. è l’azienda dietro la piattaforma di videoconferenza, una delle prime sul mercato, diventata particolarmente popolare anche nel nostro paese nei mesi del lockdown. L’azienda, con sede a San Jose in California, è nata nel 2011 da un ingegnere capo di Cisco Systems che collaborava con WebEx. Il servizio è entrato in funzione a gennaio 2013. A giugno 2014 Zoom poteva contare 10 milioni di partecipanti. Nel 2017, diventa ufficialmente una startup unicorno essendo stata valutata un miliardo di dollari. Tra il 2018 e 2020 sono stati notati enormi lacune di sicurezza su Zoom: per esempio è stato segnalata l’intrusione di terze persone nelle stanze di riunione. Alcuni di questi problemi legati alla sicurezza sono stati colmati. Zoom oggi è sicuramente uno strumento avanzato che permette di condividere lo schermo, file e registrare la riunione. I partecipanti possono intervenire con la funzione “Alza la mano”. In generale, buona qualità video e audio con una connessione Internet stabile. Sono disponibili diversi piani selezionabili in base alle proprie necessità. Una licenza Zoom Meetings per PMI costa circa 189,90€ l’anno.
GoToMeeting
Piattaforma per videoconferenze a uso commerciale di Citrix Systems disponibile dal 2004. Per partecipare è necessario installare l’applicazione. La sicurezza è garantita dalla crittografia AES. 128 bit. Presenta le più comuni funzionalità come la condivisione dello schermo ma anche la possibilità di controllare un computer in remoto. La tariffa professional per ospitare fino a 150 partecipanti ha un costo di 12 € al mese.
Google Meet
Strumento video del colosso americano Google. È la versione “aggiornata” di Google Hangouts, ritirato a ottobre 2019. Google Meet ha un’ottima qualità audio e video con una buona connessione Internet. In caso di connessione debole, l’immagine si blocca ma viene mantenuto l’audio in modo che la riunione possa continuare. Le applicazioni Office di Google sono facilmente integrabili. La piattaforma era pensata esclusivamente per l’uso commerciale, ma durante la pandemia Google ha messo a disposizione gratuitamente il tool fino al 30 settembre 2020. Nella versione business, le riunioni possono avere fino a un massimo di 150 partecipanti, i quali devono necessariamente avere un account Google.
Adobe Connect
Una suite di software targati Adobe per il lavoro in remoto, videoconferenze e presentazioni. Il prodotto era stato inizialmente sviluppato da una startup chiamata Presedia agli inizia degli anni 2000. La startup è poi stata acquistata da Macromedia a sua volta acquistata da Adobe. Adobe Connect si basa su Adobe Flash e viene ospitata su server in moduli, dove viene trasmesso audio, video, condivisione di schermo e contenuti.
Quale strumento offre la massima sicurezza dei dati?
A eccezione di TeamViewer, tutti gli strumenti mancano di una vera protezione dei dati. Il problema non è tanto che qualcuno possa ascoltare le conversazioni. Tutte le aziende che offrono queste soluzioni per videoconferenze hanno server negli Stati Uniti, dove vengono archiviati i dati crittografati. Le autorità possono potenzialmente accedere a questi dati. Un consiglio generale per assicurarsi un certo livello di privacy è creare una stanza virtuale per ogni nuova riunione, in modo che partecipanti di altri incontri passati non possano più accedere a quelli nuovi.
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